*** Best of Europolitan 1/19 ***
„If you can‘t measure it, you can‘t manage it”, lautet ein bekanntes Management-Dogma. Process Mining hilft Entscheidungsträgern und Mitarbeitern dabei, Transparenz in komplexe Prozesslandschaften zu bringen. Benjamin Strobel (IMX 2017) geht dem Thema auf den Grund.
"If you can't measure it, you can't manage it." Benjamin Strobel (IMX 2017) highlights Process Mining as a tool to evaluate and streamline processes.
(German)
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Die ungekürzte Fassung dieses Artikels gibt es in unserer Mitgliederzeitschrift Europolitan 1/19.
Im Zuge der Digitalisierung von Geschäftsprozessen im Unternehmensumfeld wird es zunehmend schwieriger, den Überblick zu bewahren, Änderungsbedarf zu erkennen und sich flexibel anzupassen. Daneben sind Organisationseinheiten in Unternehmen häufig darauf bedacht, ihre eigene Arbeit zu optimieren und die eigenen Kennzahlen möglichst positiv zu gestalten. Dies führt in vielen Fällen zu klassischem Silodenken und lokaler Optimierung ohne eine ganzheitliche Betrachtung von Prozessen. Wenn Unternehmen effizienter, schneller oder flexibler gemacht werden sollen, müssen dafür zuerst die zu Grunde liegenden Prozesse verstanden werden.
Process Mining hilft dabei, eine Faktengrundlage für Entscheidungen zu liefern, damit sich niemand mehr nur auf ein (Bauch-)Gefühl verlassen muss. Mit sogenannten Digital Footprints, also digitalen Spuren innerhalb von ERP-, CRM- oder anderen Unternehmenssystemen, werden beim Process Mining Prozesse für jeden einzelnen Fall rekonstruiert und visualisiert. Ein digitaler Fußabdruck besteht dabei aus der Kombination von Datum (Wann?), Aktivität (Was?) und ID (Wo? Z. B. welche Bestellpositionsnummer).
Mit den dadurch rekonstruierten Prozessen kann z. B. jede einzelne Bestellposition im Einkaufsprozess nachvollzogen werden, von der Anfrage über die Bestellung und den Wareneingang bis zur Begleichung der Rechnung. Prozesse und Verbesserungspotentiale werden dadurch wie in einem Röntgengerät transparent und auch für andere Abteilungen und das Management eindeutig nachvollziehbar – und das über verschiedene IT-Systeme und -Plattformen hinweg.
Anhand der Ergebnisse lassen sich verschiedene Fragestellungen innerhalb eines Unternehmens beantworten:
- Wieso sind die Kollegen in den USA schneller als in Schweden? Wie unterscheiden sich ihre Prozesse? Dazu werden die Prozessdaten gefiltert und für bestimmte Bereiche und Prozesse direkt verglichen.
- Wieso wurde für eine bestimmte Bestellposition der Preis dreimal geändert? Wie stark verzögert Mehrarbeit unsere Lieferzeit? Warum geschieht dies gerade bei bestimmten Kunden? So werden Mehrarbeit und Schleifen durch die Analyse von Master Data identifiziert.
- Ist unser Einkaufsprozess konform mit unseren Compliance-Grundätzen? Gibt es wirklich überall eine Verteilung von Verantwortlichkeiten im gleichen Prozess? Dazu werden Prozessbeschreibung und Prozessumsetzung in Bezug auf Compliance und Aufgabenverteilung verglichen.
Für einen klaren Durchblick und zielgerichtete Verbesserungen in Unternehmensprozessen wird Process Mining in den nächsten Jahren eine zentrale Position einnehmen. Gerade wenn im globalen Wettbewerb Schnelligkeit und Kosteneinsparungen als entscheidende Wettbewerbsvorteile wichtiger werden, können mit Process Mining Durchlaufzeiten verringert und Ineffizienzen beseitigt werden. Mittlerweile setzen u. a. die Deutsche Telekom, Vodafone, Bayer, Siemens, Airbus, Edeka und weitere Firmen diese Technologie sehr erfolgreich ein und können auf beeindruckende Ergebnisse blicken: im Schnitt werden 25 % geringere Prozesskosten, 37 % schnellere Durchlaufzeiten und eine Effizienzsteigerung um 30 % erreicht.
Interessierte können sich mit einem kostenlosen Zugang selbst ein Bild von Process Mining machen.
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Über Benjamin Strobel (IMX 2017)
Benjamin Strobel hat sich während seiner Studienzeit in Reims, Reutlingen und München sowie bei Praktika und Projekten zunehmend für digitale Zukunftstechnologien begeistert.
Aktuell schließt er den Master-Studiengang Management & Technology an der Technischen Universität München ab, u. a. mit den Schwerpunkten Digitale Transformation, Datenbanken, IT-Sicherheit und Datenanalyse.
Daneben arbeitet er bei Celonis als Data Science & Management Consultant und ermöglicht Kunden, unentdeckte Potentiale in ihren Geschäftsprozessen zu heben.